Kako se pripremiti za audite na daljinu: 7 savjeta za ublažavanje stresa i postizanje usklađenosti

2. Razmislite o ograničenjima fizičkog prostora

Teško je zamijeniti fizičku prisutnost auditora. Naravno, prelazak na daljinsko provođenje značajno se razlikuje ovisno o vrsti audita. Prema našem iskustvu, kod GVP audita je prelazak s klasičnog oblika na onaj daljinski bio prilično neproblematičan. Marti Farm je gotovo 100 % prešao s klasičnog oblika poslovanja na daljinski.

Međutim, druge vrste audita kao što su primjerice DPP i DDP specifičniji su jer se u velikoj mjeri oslanjaju na auditiranje usklađenosti fizičkih objekata i hardvera na licu mjesta. Ta potreba se međutim može zadovoljiti upotrebom modernih tehnologija, npr. kamera pa čak i dronova.

3. Imajte spremne rezervne planove u slučaju tehničkih zastoja

Možda je najveći problem, a ujedno strah koje obje strane osjećaju tijekom audita, to što će se dogoditi ako zakaže elektronika ili nestane internetska veza. Naravno da je takva situacija frustrirajuća i da je nitko ne priželjkuje, no to su stvari koje se uistinu događaju.

Budete pripremljeni

Tehnički aspekti moraju se riješiti prije audita. Internetska veza je temeljni aspekt, svaki njezin prekid usporava audit, stoga je uvijek mudro imati plan B.

Za audit na daljinu potrebno je imati računalo opremljeno funkcionalnom kamerom, mikrofonom i zvučnikom.

Testirajte internetsku vezu prije početka audita

Loša internetska veza može predstavljati velik problem kad prekidi ometaju komunikaciju. Jasna i točna komunikacija ključna je za svaki audit s obzirom na to da auditor i auditirana strana moraju biti usklađeni pri svakom koraku.

Uvijek je dobro na raspolaganju imati rezervnu žarišnu točku (tzv. hotspot). Unatoč svakodnevnoj upotrebi internetske veze tijekom uobičajenih radnih aktivnosti nemojte zanemariti mogućnost nastanka problema na dan audita. Stoga je bitno imati rezervnu internetsku vezu, npr. mobilni telefon koji može dijeliti svoj pristup mreži.

Sigurnosne kopije su vaš saveznik

Ako imate mrežni sustav upravljanja dokumentacijom, imajte spremnu i njegovu sigurnosnu kopiju. Isto tako imajte rezervno računalo kojim se možete koristiti jer se nezgode poput prolivene vode mogu dogoditi u najgorem mogućem trenutku.

Uvijek se možete osloniti na podršku svojeg IT tima koji će uskočiti i riješiti problem u takvim situacijama. Ako ništa ne pomaže, ne brinite: najgore što se može dogoditi je to da se napravi stanka dok se problem ne otkloni ili u konačnici, ako problem nije moguće riješiti, da se audit odgodi.

4. Sve uloge i odgovornosti odredite unaprijed

Detaljan pregled rasporeda uvijek je važan. U slučaju audita na daljinu to postaje još važnije iz praktičnih razloga.

Kad audit provodite sa svojim timom na licu mjesta, lakše je određivati odgovornosti. Neverbalni znakovi pomažu vam uvidjeti kad trebate uskočiti ili kad ste na redu za obradu teme.

Kod audita na daljinu to ne dolazi prirodno. Sve uloge biste trebali dobro definirati tijekom pripreme. Organizacija je presudna.

Tijekom pripreme za audit uvijek nastojimo odrediti tko će pokriti koji dio tijekom samog audita. Trebali biste u svakom trenutku sa sigurnošću znati kad se isključiti ili uključiti i kad dopustiti svojem kolegi da preuzme glavnu riječ.

5. Pokažite spremnost na suradnju

Možda se čini očitim, no za auditora koji radi na daljinu vrlo je važna potpuna suradnja auditirane strane.

Traženje suradnje teže je kad ste s druge strane zaslona. Daleko je teže pristupiti dokumentaciji koju tražite kad sjedite s druge strane računala i ljubaznim glasom postavljate pitanja za svaku točku.

6. Odvojite dovoljno vremena za cjelokupnu pripremu

Dajte si dovoljno vremena za detaljan pregled cijelog rasporeda. Pokušajte predvidjeti pitanja koja bi auditor mogao postaviti. Prođite kroz sve relevantne materijale i osvježite znanje o svim procedurama organizacije.

Još jednom provjerite svoje računalo. Provjerite radi li mikrofon, zvučnici i kamera ispravno i je li vaša internetska veza stabilna.

Bitna je i sama psihička priprema: pokušajte se primiriti i ne biti pod stresom kako ne bi došlo do blokade u ključnom trenutku zbog panike ili straha. Audit nije ispit i ništa ne trebate znati napamet. Upamtite: uvijek se možete osloniti na dokumentaciju i podijeliti sadržaj procedura s auditorom.

7. Jasna i učinkovita komunikacija

Iako virtualni auditi funkcioniraju vrlo dobro, ništa ne može zamijeniti jednostavnost komunikacije licem u lice. Lakše je sve objasniti do najsitnijih pojedinosti kad ste pored osobe jer možete jasno vidjeti njezine geste i izraze. Ovi neverbalni znakovi također pomažu u sprečavanju nesporazuma i signaliziraju kad biste trebali nastaviti s dodatnim objašnjenjima.

Komunikacija je stoga od najveće važnosti: auditori moraju osigurati da ih auditirana strana razumije, dok auditirana strana mora dati točnu povratnu informaciju u vezi s onim što se od nje traži – svi moraju biti spremni na dodatnu provjeru postavljanjem pitanja (čak i više nego kad izravno vidite lice druge osobe ispred sebe), pobrinuti se da su zahtjevi shvaćeni i da je dan odgovarajući odgovor ili podijeljen odgovarajući dokument.