Kako se pripremiti za audite na daljinu: 7 savjeta za ublažavanje stresa i postizanje usklađenosti

Pandemija bolesti COVID-19 utjecala je na svaki aspekt našeg života, uključujući i način poslovanja. Auditi nisu iznimka. Auditi na daljinu polako su dobivali na značaju u posljednjem desetljeću. Međutim, pandemija je uvelike ubrzala prelazak s audita koji se provode na licu mjesta na tzv. teleaudite.

Zašto su auditi na daljinu danas posebno važni?

Pri organiziranju svakodnevnih zadataka usredotočeni smo prvenstveno na prevenciju širenja bolesti. Auditi na daljinu imali su veliku ulogu u istovremenom osiguravanju zaštite zaposlenika, kontinuiteta poslovanja i usklađenosti.

Pandemija i dalje uzima danak širom svijeta, a sprečavanje širenja bolesti COVID-19 ostaje jednim od prioriteta unatoč rastućoj stopi procijepljenosti. Auditi na daljinu stoga su vrijedan alat za olakšavanje i održavanje potrebne kvalitete rada.

Neovisno o tomu što se zbiva, auditi ostaju obveza. Prelazak na virtualne audite omogućava kontinuiranu usklađenost uz istovremeno osiguravanje zaštite zdravlja i ispunjavanje svih zahtjeva i radnji.

ZAŠTO ODABRATI AUDIT NA DALJINU?

● Isplativost i ušteda vremena

Auditi na daljinu su isplativiji: putni troškovi u potpunosti su smanjeni, što auditorima omogućuje optimizaciju vremena.

Raspored je moguće prilagoditi različitim potrebama: uz audit na daljinu moguće je raspodijeliti radne sate tijekom dana, što auditorima i auditiranoj strani omogućava provođenje aktivnosti čak i u udaljenim vremenskim zonama.

Raspodjela sati omogućuje neometan pregled dokumentacije tijekom audita, dok auditirana strana može iskoristiti ostatak radnog dana za obavljanje dnevnih zadataka s manjim ometanjima u svakodnevnom poslovanju.

● Dostupnost sudionika audita

U nekoliko slučajeva svjedočili smo tomu da auditirana strana također ima koristi od provođenja audita na daljinu: dvije auditirane organizacije koje dijele odgovornosti za isti projekt mogu se koristiti vlastitim radnim prostorom i pridružiti auditu na daljinu ili čak omogućiti (pojedinim ili svim) sudionicima pridruživanje auditu od kuće (ovisno o odluci same organizacije). No, to nije sve: pružatelji usluga također se mogu pridružiti auditu, pojasniti svoje uloge i podijeliti svoje procedure, čak i ako se nalaze u drugoj zemlji.

● Stavljanje zdravlja na prvo mjesto

Auditi na daljinu najbolji su način osiguravanja zaštite u vremenu pandemije bolesti COVID-19 jer ne zahtijevaju fizičku prisutnost auditora i auditirane strane u istom prostoru.

Naravno, to uvelike ovisi o načinu na koji je auditirano društvo organizirano. Ako je sustav upravljanja dokumentacijom u potpunosti mrežni, u tom slučaju obje strane mogu jednostavno sudjelovati na auditu iz sigurnosti vlastitog doma.

● Razina stresa

Auditi često predstavljaju stresne situacije, posebno za sudionike koji možda nisu najbolje upoznati s auditima.

U slučaju audita na daljinu dodatna je prednost to što je stres nešto manji za auditiranu stranu: saznanje da ćete dijeliti prostoriju sa svojim kolegama dok je svemogući auditor primoran zauzeti djelić zaslona može pomoći u ublažavanju stresa i olakšavanju iskustva za početnike.

NA KOJE STRESNE OKOLNOSTI VALJA PRIPAZITI KOD VIRTUALNIH AUDITA?

1. Dokumentacija bi trebala biti prikladna za upravljanje na daljinu

Za neometano iskustvo audita na daljinu bilo bi dobro da je dokumentacija dostupna na mreži ili barem pohranjena na računalu. Mrežni sustav upravljanja dokumentacijom omogućuje predstavljanje postupka pohrane dokumentacije auditoru i dijeljenje datoteka u stvarnom vremenu.

Ako se organizacija oslanja na dokumentaciju u papirnatom obliku, fizički arhivirana dokumentacija obično se ne predstavlja tijekom audita, što auditoru otežava ili čak onemogućuje procjenu toga je li tiskana dokumentacija pravilno vođena i pohranjivana.

Unaprijed pripremljene digitalne preslike papirnatih dokumenata i dobro organiziran mrežni sustav dokumentacije ključni su za učinkovito provođenje audita na daljinu bez stresa.

2. Razmislite o ograničenjima fizičkog prostora

Teško je zamijeniti fizičku prisutnost auditora. Naravno, prelazak na daljinsko provođenje značajno se razlikuje ovisno o vrsti audita. Prema našem iskustvu, kod GVP audita je prelazak s klasičnog oblika na onaj daljinski bio prilično neproblematičan. Marti Farm je gotovo 100 % prešao s klasičnog oblika poslovanja na daljinski.

Međutim, druge vrste audita kao što su primjerice DPP i DDP specifičniji su jer se u velikoj mjeri oslanjaju na auditiranje usklađenosti fizičkih objekata i hardvera na licu mjesta. Ta potreba se međutim može zadovoljiti upotrebom modernih tehnologija, npr. kamera pa čak i dronova.

3. Imajte spremne rezervne planove u slučaju tehničkih zastoja

Možda je najveći problem, a ujedno strah koje obje strane osjećaju tijekom audita, to što će se dogoditi ako zakaže elektronika ili nestane internetska veza. Naravno da je takva situacija frustrirajuća i da je nitko ne priželjkuje, no to su stvari koje se uistinu događaju.

Budete pripremljeni

Tehnički aspekti moraju se riješiti prije audita. Internetska veza je temeljni aspekt, svaki njezin prekid usporava audit, stoga je uvijek mudro imati plan B.

Za audit na daljinu potrebno je imati računalo opremljeno funkcionalnom kamerom, mikrofonom i zvučnikom.

Testirajte internetsku vezu prije početka audita

Loša internetska veza može predstavljati velik problem kad prekidi ometaju komunikaciju. Jasna i točna komunikacija ključna je za svaki audit s obzirom na to da auditor i auditirana strana moraju biti usklađeni pri svakom koraku.

Uvijek je dobro na raspolaganju imati rezervnu žarišnu točku (tzv. hotspot). Unatoč svakodnevnoj upotrebi internetske veze tijekom uobičajenih radnih aktivnosti nemojte zanemariti mogućnost nastanka problema na dan audita. Stoga je bitno imati rezervnu internetsku vezu, npr. mobilni telefon koji može dijeliti svoj pristup mreži.

Sigurnosne kopije su vaš saveznik

Ako imate mrežni sustav upravljanja dokumentacijom, imajte spremnu i njegovu sigurnosnu kopiju. Isto tako imajte rezervno računalo kojim se možete koristiti jer se nezgode poput prolivene vode mogu dogoditi u najgorem mogućem trenutku.

Uvijek se možete osloniti na podršku svojeg IT tima koji će uskočiti i riješiti problem u takvim situacijama. Ako ništa ne pomaže, ne brinite: najgore što se može dogoditi je to da se napravi stanka dok se problem ne otkloni ili u konačnici, ako problem nije moguće riješiti, da se audit odgodi.

4. Sve uloge i odgovornosti odredite unaprijed

Detaljan pregled rasporeda uvijek je važan. U slučaju audita na daljinu to postaje još važnije iz praktičnih razloga.

Kad audit provodite sa svojim timom na licu mjesta, lakše je određivati odgovornosti. Neverbalni znakovi pomažu vam uvidjeti kad trebate uskočiti ili kad ste na redu za obradu teme.

Kod audita na daljinu to ne dolazi prirodno. Sve uloge biste trebali dobro definirati tijekom pripreme. Organizacija je presudna.

Tijekom pripreme za audit uvijek nastojimo odrediti tko će pokriti koji dio tijekom samog audita. Trebali biste u svakom trenutku sa sigurnošću znati kad se isključiti ili uključiti i kad dopustiti svojem kolegi da preuzme glavnu riječ.

5. Pokažite spremnost na suradnju

Možda se čini očitim, no za auditora koji radi na daljinu vrlo je važna potpuna suradnja auditirane strane.

Traženje suradnje teže je kad ste s druge strane zaslona. Daleko je teže pristupiti dokumentaciji koju tražite kad sjedite s druge strane računala i ljubaznim glasom postavljate pitanja za svaku točku.

6. Odvojite dovoljno vremena za cjelokupnu pripremu

Dajte si dovoljno vremena za detaljan pregled cijelog rasporeda. Pokušajte predvidjeti pitanja koja bi auditor mogao postaviti. Prođite kroz sve relevantne materijale i osvježite znanje o svim procedurama organizacije.

Još jednom provjerite svoje računalo. Provjerite radi li mikrofon, zvučnici i kamera ispravno i je li vaša internetska veza stabilna.

Bitna je i sama psihička priprema: pokušajte se primiriti i ne biti pod stresom kako ne bi došlo do blokade u ključnom trenutku zbog panike ili straha. Audit nije ispit i ništa ne trebate znati napamet. Upamtite: uvijek se možete osloniti na dokumentaciju i podijeliti sadržaj procedura s auditorom.

7. Jasna i učinkovita komunikacija

Iako virtualni auditi funkcioniraju vrlo dobro, ništa ne može zamijeniti jednostavnost komunikacije licem u lice. Lakše je sve objasniti do najsitnijih pojedinosti kad ste pored osobe jer možete jasno vidjeti njezine geste i izraze. Ovi neverbalni znakovi također pomažu u sprečavanju nesporazuma i signaliziraju kad biste trebali nastaviti s dodatnim objašnjenjima.

Komunikacija je stoga od najveće važnosti: auditori moraju osigurati da ih auditirana strana razumije, dok auditirana strana mora dati točnu povratnu informaciju u vezi s onim što se od nje traži – svi moraju biti spremni na dodatnu provjeru postavljanjem pitanja (čak i više nego kad izravno vidite lice druge osobe ispred sebe), pobrinuti se da su zahtjevi shvaćeni i da je dan odgovarajući odgovor ili podijeljen odgovarajući dokument.

Naše iskustvo s virtualnim auditima

Konačno, najvažnija komponenta svakog audita je priprema.

Priprema je od najvećeg značaja jer predstavlja čimbenik na koji je moguće utjecati. Ako se možete što bolje pripremiti za audit, bila bi šteta ne iskoristiti tu mogućnost. Marti Farm ima bogato iskustvo s auditima na daljinu i savjetovanjem u vezi s postupkom auditiranja. Možemo vam pomoći u pripremi za audit (provođenje predaudita) i provjeri vaše dokumentacije uz davanje savjeta u vezi sa samim auditom.

Dobili smo iznimno pozitivne povratne informacije tijekom vlastitih audita na daljinu, kako za funkcioniranje poduzeća tako i za izvrsnu komunikaciju tijekom audita. Najbolji dokaz izvrsnog tijeka virtualnih audita je činjenica da društvo Marti Farm dosad nije imalo kritično ili značajno odstupanje.

Ako imate dodatna pitanja o virtualnim auditima, pošaljite nam upit na bd@martifarm.com za povezivanje s našim QA timom.

Ana Prelec, mag. biol. mol. / Voditeljica odjela osiguranja kvalitete

Kontakt

Sjedište

Planinska ulica 13
HR 10000 Zagreb
Hrvatska

Ured

Planinska ulica 13
HR 10000 Zagreb
Hrvatska

Ured: +385 1 5588 297
Farmakovigilancija: +385 1 5588 297
Klinička ispitivanja: +385 1 5614 330
Registracija: +385 1 2420 873
Marketing: +385 1 2420 890
Fax: +385 1 2420 860
info@martifarm.com

Farmakovigilancija

farmakovigilancija@martifarm.com
Tel: +385 1 5588 297

Suglasnost za korištenje podataka:

Suglasnost za korištenje podataka:

Pravne informacije

Puni naziv tvrtke
Skraćeni naziv tvrtke
Sjedište
Ured
Pravni oblik poslovanja:
Sudski registar
MBS

Marti Farm d.o.o.
Marti Farm
Planinska ulica 13, HR 10000 Zagreb
Planinska ulica 13, HR 10000 Zagreb
Društvo s ograničenom odgovornošću
Trgovački sud u Zagrebu
080751121

 

OIB
Temeljni kapital
Ovlašteni zastupnik

29969122438
EUR 2.654,46 (plaćen u cijelosti)
Zengyu Wen, direktor

 

Broj računa

HR3623600001102197724 (Zagrebačka banka)
HR4324020061100628669 (Erste banka)

 

Puni naziv tvrtke: Marti Farm d.o.o.
Skraćeni naziv tvrtke: Marti Farm
Sjedište: Planinska ulica 13, HR 10000 Zagreb
Ured: Planinska ulica 13, HR 10000 Zagreb
Pravni oblik: Društvo s ograničenom odgovornošću
Sudski registar: Trgovački sud u Zagrebu
MBS: 080751121

OIB: 29969122438
Temeljni kapital: HRK 20,000.00 (plaćen u cijelosti)
Ovlašteni zastupnik: Martina Diminić Smetiško, direktor

Bank account: HR3623600001102197724 (Zagrebačka banka), HR4324020061100628669 (Erste banka)

Sva prava pridržana Marti Farm d.o.o. 2024. | Uvjeti korištenja | Pravila privatnosti

Podjeli članak

Podijelite ovaj članak sa svojim prijateljima.

Ova web stranica koristi kolačiće. Kliknite dolje da biste omogućili kolačiće. Da biste prilagodili postavke kolačića i saznali više, pogledajte naše Pravila privatnosti.

Postavke kolačića

Označite koje kolačiće želite dopustit na ovoj web stranici. Zatim kliknite na gumb "Spremi postavke kolačića" kako bi spremili svoje postavke.

FunctionalOur website uses functional cookies. These cookies are necessary to let our website work.

AnalyticalOur website uses analytical cookies to make it possible to analyze our website and optimize for the purpose of a.o. the usability.

Social mediaOur website places social media cookies to show you 3rd party content like YouTube and FaceBook. These cookies may track your personal data.

AdvertisingOur website places advertising cookies to show you 3rd party advertisements based on your interests. These cookies may track your personal data.

OtherOur website places 3rd party cookies from other 3rd party services which aren't Analytical, Social media or Advertising.