Praktični savjeti za prijenos dokumentacije u eCTD oblik

Elektroničko praćenje lijeka

U Hrvatskoj se u prometu mogu nalaziti samo oni lijekovi koji imaju odobrenje za stavljanje u promet dobiveno od Agencije za lijekove i medicinske proizvode Republike Hrvatske (HALMED) ili Europske komisije. Pri podnošenju zahtjeva za davanje odobrenja za stavljanje lijeka u promet, podnositelj je obvezan uz zahtjev priložiti dokumentaciju o lijeku u elektroničkom obliku zajedničkog tehničkog dokumenta s naprednim mogućnostima pretraživanja i pregledavanja dokumentacije – eCTD (od engl. Electronic Common Tehnical Document).

Zajednički tehnički dokument (CTD) opisuje organizaciju modula, odjeljaka i dokumenata u pripremi dokumentacije o lijeku koji je usuglašen sa smjernicom The International Council for Harmonisation of Technical Requirements for Pharmaceuticals for Human Use (skraćeno: ICH).
ICH je međunarodni projekt koji usklađuje regulatorna tijela Europe, Sjedinjenih Američkih Država i Japana i proizvođače lijekova u tumačenju i provođenju tehničkih smjernica i zahtjeva za stavljanje lijekova u promet.

Prilaganje elektroničke dokumentacije o lijeku u eCTD obliku je obvezno kod svih vrsta zahtjeva za odobravanje lijekova u nacionalnim (NP), centraliziranim (CP) i decentraliziranim postupcima (DCP) i postupcima međusobnog priznavanja (MRP).

Priprema dokumentacije i parametri o lijeku koje je potrebno unijeti u eCTD

Priprema dokumentacije je prvi korak u kreiranju dokumentacije za unos u eCTD oblik. Pri podnošenju zahtjeva za stavljanje lijeka u promet, podnositelj zahtjeva mora osigurati tehničku usklađenost svakog predanog dokumenta sa zahtjevima ICH-a i nacionalnih agencija. Stoga je potrebno svu dokumentaciju priložiti u PDF obliku (osim dokumentacije koja se predaje u mapi „radni dokumenti“ (engl. working documents). To znači da se dokumentacija u papirnatom obliku mora pretvoriti u elektronički oblik. Preporuka je da se pri prijelazu s papirnatog oblika na eCTD oblik dostavi osnovna sekvenca (engl. baseline) radi lakše ocjene regulatornih postupaka i praćenja životnog ciklusa lijeka. Osnovna sekvenca treba uključivati kompiliranu odobrenu dokumentaciju o lijeku u eCTD obliku koja je ranije dostavljena agenciji u papirnatom obliku ili Nees obliku. Takva sekvenca treba sadržavati barem Modul 3.

S obzirom na to da sva dokumentacija o lijeku mora biti u elektroničkom obliku zajedničkog tehničkog dokumenta s naprednim mogućnostima pretraživanja (tj. eCTD oblik), svi parametri o lijeku također moraju biti u eCTD obliku, a svaki sljedeći zahtjev u izmjeni dokumentacije o lijeku mora se nastaviti u elektroničkom obliku.

Alati za prijenos dokumentacije u elektronički oblik

Danas na tržištu postoje programi (alati) različitih proizvođača koji se upotrebljavaju za kreiranje eCTD-a. Oni omogućuju usklađenost s regulatornim zahtjevima u različitim zemljama, ali isto tako zbog napredne automatizacije povećavaju produktivnost i smanjuju mogućnost pogreške. Pomoću njih agencije i nositelji odobrenja štede na vremenu potrebnom za pregled dokumentacije: lakše ulaze u trag posljednje ažuriranom dokumentu i prethodnoj verziji, a preko hiperveza (engl. hyperlink) mogu brzo preskočiti na dijelove dokumentacije u drugim poglavljima (modulima).

Validacija eCTD-a

Nacionalne agencije za lijekove i Europska agencija za lijekove (EMA) usvojili su zajednički skup tehničkih kriterija prema kojima se svi eCTD-ovi mogu provjeriti pomoću alata za pregled i validaciju eCTD-a. Svaki eCTD mora proći tehničku provjeru prije nego što prođe provjeru sadržaja. Nakon objave eCTD-a (engl. publishing), potrebno ga je provjeriti odgovarajućim računalnim programom koji će provjeriti tehničku usklađenost tog eCTD-a sa specifikacijama ICH-a i zahtjevima nacionalnih agencija. Ovaj korak ne smije se preskočiti jer svaka tehnička neispravnost dovodi do odbijanja podnesene eCTD sekvence od strane agencija. Valjani test ispitivanja tehničke ispravnosti eCTD sekvence mora biti odrađen prije slanja sekvence agencijama. Provjera tehničke valjanosti elektroničke dokumentacije o lijeku i provjera antivirusnim programom je pritom obvezna.

Nakon što eCTD sekvenca prođe test validacije može se slati europskim agencijama. Kako bi se pojednostavio postupak elektroničkog podnošenja i olakšao siguran i jednostavan prijenos informacija od nositelja odobrenja do europskih agencija, uveden je način predaje eCTD sekvenci putem zajedničkog portala Europske unije za podnošenje zahtjeva (engl. Common European Submission Portal, CESP) za NP, MRP i DCP postupke.

EMA za CP postupke upotrebljava tzv. eSubmission Gateway i eSubmission Web Client za predaju prethodno pripremljenih sekvenci u eCTD obliku.

Veličina dokumentacije

Maksimalna dopuštena veličina pojedinog dokumenta unutar jedne eCTD sekvence je 500 MB, no preporučuje se da se pripremaju manji dokumenti do 10 MB. Veličina dokumenta može se smanjiti upotrebom izvorne elektroničke dokumentacije ili pretvaranjem slike dokumenta u tekstualni dokument OCR alatom (od engl. Optical Character Recognition).

Greške pri unosu dokumentacije u eCTD

Pri unosu dokumentacije mogu se napraviti pogreške koje će otežati cjelokupan postupak unosa. Iz iskustva u daljnjem tekstu navodimo najčešće pogreške koje se događaju pri unosu dokumentacije u eCTD:

• PDF dokumenti s netočnim hipervezama ili oznakama (engl. bookmarks),
• pokušaj kreiranja nove eCTD sekvence bez Modula 1 ili izostavljanje popunjavanja nužnih dijelova modula,
• PDF dokumenti nisu u zadovoljavajućem formatu (dokumenti nisu pripremljeni tako da im se može pretraživati tekst),
• PDF dokument je u staroj verziji koju eCTD ne podržava,
• PDF dokument je zaključan potpisom,
• nazivi mapa unutar eCTD sekvence duljii su od 64 znaka,
• datoteka je smještena u neispravnu mapu i
• nevažeća ekstenzija datoteke (npr. „cover-letter.PDF“ umjesto „cover-letter.pdf“).

Kako bi se spriječio nastanak navedenih pogrešaka, preporučuje se da se naprave barem dvije kontrole kvalitete svih dokumenata i podataka prije njihova unosa. Bilo bi poželjno da svaku kontrolu napravi druga osoba jer će se na taj način povećati mogućnost uočavanja pojedinosti: i mala pogreška može dovesti do odbijanja prihvaćanja dokumentacije

Cijena usluge prijenosa u eCTD oblik

Postupak kreiranja i podnošenja eCTD-a zahtijeva redovito praćenje promjena u području regulative lijekova. Marti Farm d.o.o. okuplja tim zaposlenika s dugogodišnjim iskustvom u tom području. Društvo osigurava kvalitetnu i točnu uslugu u svim vrstama zahtjeva u postupcima odobravanja lijekova u RH (davanje odobrenja za stavljanje lijeka u promet; izmjena odobrenja; obnova, prijenos i ukidanje odobrenja). Ovu uslugu provodimo od 2019. i dosad smo uspješno proveli više od 350 eCTD-ova.

Usluga prijenosa dokumentacije u eCTD uključuje sve potrebne aktivnosti za prijenos koje su u skladu s važećim pravilnikom. U cijenu usluge obračunavaju se poslovi kao što su izrada sekvence, unos PDF dokumenata u program, preimenovanje pojedinačnog dokumenta, konačna provjera slijeda, validacija i popravak moguće nevaljanosti. Usluga se naplaćuje prema stvarno utrošenom vremenu bez obzira na to radi li se o manjem ili većem iznosu od procijenjenog broja sati.

Ako Vam je potreban ovakav tip usluge, slobodno nam se obratite na: bd@martifarm.com Marti Farm d.o.o. će svojom fleksibilnošću i stručnošću osigurati pravovremenu, kvalitetnu i potpunu uslugu!

Martina Ivanišević, dipl. ing. preh. teh. / Suradnica u odjelu registracije

Reference:

• http://www.martifarm.hr/
• https://www.halmed.hr/
• http://esubmission.ema.europa.eu/
• https://www.ich.org/