Pet glavnih razlika između audita na licu mjesta i audita na daljinu
12
SIJEČANJ, 2022.
Audit je sustavan i neovisan proces za prikupljanje objektivnog dokaza i njegovog objektivnog vrednovanja kako bi se utvrdio opseg u kojem su ispunjeni kriteriji audita. Ljudi su dobro upoznati s auditima koji se provode na licu mjesta. Navikli su na njih, znaju kako funkcioniraju i znaju da su učinkoviti.
Svaki korak van zone udobnosti uključuje strah od nepoznatog, osobito ako ste suočeni sa svojim prvim virtualnim auditom. Ne znate što vas čeka, kako audit na daljinu funkcionira, kako se provodi, što možete očekivati, hoće li sve ići glatko i – naravno – hoće li nešto zakazati zbog tehnologije.
No, kad završi prvi virtualni audit, shvaćate koliko on ima prednosti i da ne biste imali ništa protiv da se sljedeći audit također provede na daljinu.
Naše iskustvo prelaska s klasičnih na virtualne audite
Nije nam bilo jednostavno prebaciti se na audite na daljinu. No, kako je pandemija bila u punoj snazi, okrenuli smo se virtualnim auditima s većim intenzitetom nego ikad prije. Kao rezultat toga, uvidjeli smo mnoge pozitivne aspekte koji su se pokazali korisnima.
Po čemu su auditi na licu mjesta i oni na daljinu slični?
Sam postupak audita je identičan. Potrebno je pridržavati se prethodno dostavljenog rasporeda, u njemu navedenih područja i tema, uključujući vremenskog okvira predviđenog za svako područje.
Postupak je isti: auditor postavlja pitanja i pregledava dokumentaciju, dok se od auditirane strane očekuje davanje jasnih odgovora i pružanje na uvid sve potrebne dokumentacije.
Auditirani procesi također su isti, kao i uključene osobe i rad koji se obavlja. U konačnici, obje varijante audita imaju istu razinu ozbiljnosti i temeljitosti.
Uostalom, audit je audit, bez obzira na kanal kojim se provodi.
PET GLAVNIH RAZLIKA IZMEĐU AUDITA NA LICU MJESTA I AUDITA NA DALJINU
Dakle, koje su glavne razlike na koje biste trebali obratiti pozornost dok se pripremate za svoj prvi audit na daljinu?
1. Auditi na daljinu mogu se provoditi iz udobnosti vašeg doma
Auditor nema ništa protiv ako se auditu pristupa iz vlastitog doma, ali direktor poduzeća je taj koji određuje hoće li tijekom audita biti potrebno biti u uredu ili ne. Sve ovisi o tome kako se poduzeće organizira, ali i koja se vrsta audita provodi, npr. ako se radi o kontroli kvalitete (engl. Quality Control, QC), audit od kuće nije moguć.
U slučaju DDP audita, takva vrsta audita ne može se provoditi van proizvodnog pogona jer se audit oslanja na usklađenost fizičkih objekata, strojeva kao i ukupnog funkcioniranje proizvodnje.
Neka se pravila ipak moraju poštovati ako se prisustvuje auditu od kuće. Preporuka je da se unaprijed ispita tehnologija odnosno internetska veza. Podjednako je bitan prostor i način na koji pristupamo virtualnom auditu kao i način odijevanja sudionika. Svi ti segmenti važni su kako bi audit bio učinkovit i vjerodostojan.
2. Auditi na daljinu zahtijevaju dodatna razmatranja o GDPR-u
GDPR na jednak način utječe na virtualne audite kao i na audite na licu mjesta. U svakom segmentu poslovanja nužno je paziti na poštovanje GDPR-a. Na primjer, ako su negdje prisutni povjerljivi osobni podatci, potrebno ih je zacrniti, nakon čega se tako uređen dokument sa skrivenim/prekrivenim osobnim podatcima daje na uvid ako je to potrebno.
No, tijekom virtualnih audita sve se odvija preko dijeljenog računalnog zaslona. Jednako kao što je tijekom audita na licu mjesta bitno osigurati da radni prostor nema nikakve dokumente koji bi mogli ugroziti osjetljive podatke, tako se i na auditima na daljinu mora provjeriti virtualni radni prostor.
Prilikom dijeljenja zaslona valja biti oprezan. Poželjno je dijeliti zaslon samo kad je na računalu otvoren točno određeni dokument koji se želi podijeliti. Treba pripaziti da je Outlook zatvoren, kao i ostali programi i/ili dokumenti, tako da auditor nema uvid u podatke drugih klijenata ili djelatnika koji su zaštićeni ugovorom i GDPR-om. Isto tako valja pripaziti na zacrnjivanje osobnih podataka kao i na bilo kakve notifikacije ili mape na radnoj površini.
Rizik se može javiti zbog kršenja GDPR-a i dijeljenja osobnih podataka koji se ne smiju prosljeđivati trećoj strani pa tako ni auditoru. Stoga se posebna pažnja mora posvetiti izbjegavanju ovog rizika pri pripremi audita. Potrebno je naglasiti da auditori ne smiju upotrebljavati osjetljive podatke prikupljene tijekom audita u drugu svrhu osim one koja je predviđena auditom ili s ciljem provjere usklađenosti prema određenoj regulativi, procedurama i standardima.
3. Auditi na licu mjesta omogućuju lakši pregled tiskane dokumentacije
Tijekom audita na licu mjesta pregled dokumentacije, koja se čuva u elektroničkom i papirnatom obliku (tj. u papirnatoj i/ili elektroničkoj arhivi), lako je provediv i načelno ne uzrokuje probleme.
Problem se može javiti u društvima čija je arhiva i dokumentacija isključivo papirnata, tako da ona imaju nešto veći izazov pred sobom. Prije samog audita bilo bi dobro pripremiti i unaprijed skenirati dokumente za koje se pretpostavlja da će ih auditor tražiti na uvid.
Ako auditor zatraži dokument na uvid, moguće ga je povratno poslati e-poštom (ili prema dogovoru), a pojedini auditori mogu tražiti izravan uvid u dokument preko opcije dijeljenja zaslona. Sve ovisi o auditoru i dogovoru. U slučaju da auditor želi dokument vidjeti odmah, potrebno je omogućiti mu pregled dijeljenjem zaslona i prethodno pripremiti dokumentaciju odnosno skenirane dokumente.
4. Virtualni auditi ovise o tehnologiji
Za virtualni audit potrebno je računalo koje uključuje kameru, mikrofon i zvučnik. Najveći problem i istovremeno strah s obje strane prilikom odvijanja audita je bojazan da se elektronika ne pokvari ili da internetska veza ne nestane. To je naravno frustrirajuće i nitko ne želi da se to dogodi, ali takve stvari se ipak događaju.
U većini slučajeva sve se uspije srediti tako da se npr. nađu rezervne slušalice s mikrofonom, da se audit nastavi bez kamere jednog sudionika ili da se s vremenom internetska veza popravi i sve protekne u redu. Poduzeća uglavnom imaju i IT podršku koja u takvim situacijama uskoči i riješi problem.
Najgore što se može dogoditi je to da se napravi stanka dok se problem ne riješi ili, ako se u konačnici problem ne uspije riješiti, audit odgodi.
5. Auditi na daljinu omogućuju istovremenu zaštitu i usklađenost
Nedostatak ljudskog kontakta može biti pozitivan i negativan. Pandemija je i dalje u punoj snazi, unatoč rastućoj stopi procijepljenosti. Digitalizacija se u ovim nepredvidivim vremenima pokazala neprocjenjivom za održavanje kvalitete i usklađenosti našeg poslovanja.
Auditi su obavezni, a sve potrebne procedure moraju ostati na najvišoj razini kvalitete. Auditi na daljinu olakšavaju ispunjavanje svih preduvjeta, istovremeno osiguravajući zaštitu zdravlja svih uključenih strana.
Kombinirani auditi – najbolje od obje varijante
Ponekad je bolje krenuti srednjom rutom. Kombinirani audit može biti savršena opcija jer se provodi kako na licu mjesta tako i na daljinu.
Ova vrsta audita obično počinje na daljinu postavljanjem pitanja o svim općim procedurama i virtualnim pregledom svih pojedinosti, a zatim se dovršava na licu mjesta.
Na taj se način glavnina audita može odviti na daljinu, pri čemu pregled fizičkog prostora u uredu i svih tiskanih dokumenata ostaje kao završni korak.
Kombinirani auditi spoj su najboljeg od obje varijante: ekonomičniji su i organizacijski jednostavniji poput virtualnih audita, uz istovremeno smanjivanje izravnog ljudskog kontakta; s druge strane, dopuštaju auditoru da osobno provjeri sve o čemu se razgovaralo preko mreže s auditiranom stranom.
Dobra organizacija je ključ dobrog audita, bilo virtualnog ili na licu mjesta
Dobra priprema trebala bi spriječiti pojavu bilo kakvog rizika. Osim toga, auditu bi trebalo pristupiti smireno i polako, bez žurbe, uz odgovaranje na pitanja auditora na staložen način. U svakom slučaju, bolje je pročitati postupke navedene u SOP-u (što će možda potrajati duže) nego nešto na pamet govoriti (što je možda netočno). U konačnici, to je proces koji bi se odvijao i tijekom rutinskog rada: procedure su uvijek dostupne tako da djelatnik može provjeriti proces kad god mu zatreba provjera.
Marti Farm je od početka pandemije bolesti COVID-19 intenzivnije radio virtualne audite, te će ih preferirati i prakticirati ubuduće.
Prednosti su brojnije od nedostataka, a mi uvijek nastojimo da auditi budu što učinkovitiji, bilo da se provode na daljinu ili na licu mjesta.
Ako ste zainteresirani za održavanje virtualnog audita, obratite se našem timu za kvalitetu.
Ana Prelec, mag. biol. mol. / Voditeljica odjela osiguranja kvalitete
12
SIJEČANJ, 2022.
Kontakt
Sjedište
Lašćinska cesta 40
HR-10000 Zagreb
Hrvatska
Ured
Planinska ulica 13/2
HR-10000 Zagreb
Hrvatska
Ured: +385 1 5588 297
Farmakovigilancija: +385 1 5588 297
Klinička ispitivanja: +385 1 5614 330
Registracija: +385 1 2420 873
Marketing: +385 1 2420 890
Fax: +385 1 2420 860
info@martifarm.com
Farmakovigilancija
farmakovigilancija@martifarm.com
Tel: +385 1 5588 297
Pravne informacije
Puni naziv tvrtke
Skraćeni naziv tvrtke
Sjedište
Ured
Pravni oblik poslovanja:
Sudski registar
MBS
Marti Farm d.o.o.
Marti Farm
Lašćinska cesta 40, HR-10000 Zagreb
Planinska ulica 13/2, HR-10000 Zagreb
Društvo s ograničenom odgovornošću
Trgovački sud u Zagrebu
080751121
OIB
Temeljni kapital
Ovlašteni zastupnik
29969122438
HRK 20,000.00 (plaćen u cijelosti)
Martina Diminić Smetiško, direktor
Broj računa
HR3623600001102197724 (Zagrebačka banka)
HR4324020061100628669 (Erste banka)
Puni naziv tvrtke: Marti Farm d.o.o.
Skraćeni naziv tvrtke: Marti Farm
Sjedište: Lašćinska cesta 40, HR-10000 Zagreb
Ured: Planinska ulica 13/2, HR-10000 Zagreb
Pravni oblik: Društvo s ograničenom odgovornošću
Sudski registar: Trgovački sud u Zagrebu
MBS: 080751121
OIB: 29969122438
Temeljni kapital: HRK 20,000.00 (plaćen u cijelosti)
Ovlašteni zastupnik: Martina Diminić Smetiško, direktor
Bank account: HR3623600001102197724 (Zagrebačka banka), HR4324020061100628669 (Erste banka)
Sva prava pridržana Marti Farm d.o.o. 2021. | Uvjeti korištenja | Pravila privatnosti
